Sulla misurazione e l'aumento della produttività - Credito fotografico: qimono AT PixaBay

Come si misura la produttività?

Cosa pensi separa le persone più produttive che conosci dagli altri?

Ecco due indizi di due delle persone più produttive che conosco:

"Penso che sia il miglior consiglio singolo: pensa costantemente a come potresti fare le cose meglio e metterti in discussione." - Elon Musk

Ed ecco il secondo di Chris Brailey, l'autore del Productivity Project:

Ciò che separa le persone più produttive da chiunque altro è che apportano correzioni di corso ogni settimana per migliorare gradualmente tutto ciò che fanno. - (enfasi da parte mia.)

Quindi, la risposta sembra essere semplice: apportare costantemente modifiche alle routine di lavoro e vedere come influiscono sulla produttività.

Ma qui manca qualcosa di cruciale.

Come si misura la produttività? Se apporti alcune modifiche alla tua routine - diciamo svegliarti prima - come fai a sapere oggettivamente se ha aumentato o diminuito la tua produttività?

Come afferma il guru della gestione, Peter Druker:

Se non riesci a misurarlo, non puoi migliorarlo.

Vediamo quindi quali strumenti possiamo utilizzare per la misurazione.

I due modi di misurare la produttività

Nella mia ricerca per aumentare la mia produttività, ho trovato due modi utili che mi aiutano a misurare la mia produttività in modo tangibile:

  1. Traccia dei traguardi: ad esempio, il numero di articoli da scrivere in un mese.
  2. Tracciare il tempo speso per lavorare verso le pietre miliari: ad esempio, puoi tenere traccia della somma delle ore trascorse a scrivere quegli articoli.

Ma qual è il modo migliore per misurare la produttività? Questa domanda mi ha afflitto per molto tempo fino a quando ho capito:

Dipende dalla natura del tuo obiettivo o compito ...

1. Quando misurare la produttività monitorando le pietre miliari?

Per sapere se il monitoraggio dei traguardi è un buon metro o no, poniti questa semplice domanda:

Il compito che sto per finire è prevedibile?

Se hai molta esperienza con l'attività e l'attività ha pochi sconosciuti (come la scrittura di un articolo o la raccolta di dati di vendita, ecc.), Allora avrai più senso di quanto sei produttivo, se segui le pietre miliari.

Sai, per esempio, scrivere un articolo è qualcosa che puoi finire in un periodo di tempo finito. Pertanto, è possibile utilizzare il numero di articoli finiti come parametro per misurare la produttività.

Ora che sai come misurare la tua produttività, puoi iniziare a sperimentare diversi hack per vedere cosa funziona e cosa no.

Ecco un esempio:

Un case study su come ho usato le pietre miliari per misurare e aumentare la mia produttività

Quando ho iniziato il mio blog, scrivevo 3-4 articoli al mese. Così ho deciso di adottare il consiglio di Elon Musk e cercare di essere più produttivo.

I seguenti sono i semplici hack che ho praticato per aumentare la mia produttività. E grazie al mio metro di valutazione (numero di articoli scritti al mese), ho potuto misurare e giudicare se l'hack funzionava o meno:

  1. Inizialmente, sarei arrivato a casa dal lavoro alle 8:30. Quindi, avrei cenato seguito da un pisolino di 20 minuti (mi ha fatto pagare per ore). Dopo essermi svegliato, avrei iniziato a scrivere (dalle 21:15) fino alle 12:00. In questo modo, produrrei 3-4 articoli al mese.
  2. Poi ho iniziato a cambiare le cose. Invece di fare un pisolino e svegliarmi per iniziare a scrivere, ho deciso di dormire (intorno alle 21:30) e invece di svegliarmi alle 5:00 per scrivere. Che mossa straordinaria ho pensato con orgoglio. Ma non ha funzionato. Nel mese in cui ho seguito questo approccio, ho scritto solo 2 articoli.
  3. Il terzo approccio che ho provato ha portato a un enorme balzo della mia produttività. Di solito finisco il lavoro (il mio lavoro quotidiano) alle 19:00. In cambio, ho deciso di partire alle 18:00. Ancora una volta, sarei arrivato a casa, avrei cenato seguito da un pisolino e poi avrei iniziato a scrivere. Ma, un'ora prima di lasciare il lavoro prima, ha fatto una differenza enorme. Nel mese in cui ho provato questo approccio, ho scritto 6 articoli.

Questo è il motivo per cui credo che il fondamento della produttività in costante aumento sia un solido sistema per misurarlo.

Ma c'è un sottile problema nell'uso delle pietre miliari per misurare la produttività.

Supponiamo che il tuo obiettivo sia dimostrare una nuova formula matematica o comprendere la teoria della relatività di Einstein.

Come fai a sapere di essere produttivo in questi casi e come lo misuri oggettivamente?

Tali compiti non vengono ripetuti regolarmente. Quindi, non puoi contare le pietre miliari per vedere se sei stato più produttivo.

Questo ci porta al secondo approccio.

2. Quando misurare la produttività monitorando il tempo?

Come il metodo precedente, per sapere se è necessario tenere traccia del tempo o meno, è necessario porre questa domanda:

Il compito che sto per finire è prevedibile?

Se la risposta è no, avrai un migliore senso della tua produttività monitorando le ore verso il completamento del tuo compito.

Questo è anche un modo in cui Cal Newport, l'autore del libro di lavoro più venduto, segue:

Il vantaggio di tenere traccia delle ore, […] è che molti dei progetti importanti ma non urgenti che perseguo non possono essere forzati. Posso impegnarmi, ad esempio, a finire una prova in una settimana, ma ciò non significa che ci riuscirò. Alcune prove non si incontrano mai; alcuni richiedono mesi (o anni); altri cadono rapidamente. È difficile da prevedere.

Come regola generale, se il tuo compito ha un gran numero di incognite e incertezze, puoi misurare al meglio la tua produttività monitorando ore di duro lavoro su di esso. Per me, tali compiti sono la risoluzione di un problema di programmazione, la ricerca di una vulnerabilità in un'applicazione o la ricerca di un documento accademico, ecc.

Ecco come puoi effettivamente utilizzare questo sistema di misurazione:

Un caso di studio su come ho usato il monitoraggio del tempo per misurare e aumentare la mia produttività

Per aumentare la mia produttività nella mia carriera, il più delle volte seguo la durata del mio tempo focalizzato. Ecco il foglio che uso a questo scopo:

Monitoraggio del tempo verso le attività di finitura come misura della produttività

L'asse verticale è le ore (ogni quadrato rappresenta 30 minuti di lavoro focalizzato). L'asse orizzontale è il giorno del mese.

Il mio obiettivo ogni giorno è quello di rendere la barra colorata sempre più alta (che trovo anche motivante). Quindi, apporto modifiche alla mia routine di lavoro per vedere quale hack fa crescere le barre.

Vedi i numeri 1 e 2 sull'asse orizzontale? Su questi due punti, ho notato un aumento della mia produttività e ho preso appunti su ciò che ho fatto diversamente in quei giorni.

Ciò che avevo provato diversamente in quei casi è stato iniziare i miei giorni pianificando ogni singolo minuto della giornata. Anche se ero scettico, si è rivelato molto efficace. (Ho già scritto sull'incredibile potere di scrivere le tue intenzioni e il tuo pre-impegno.)

Non è tutto quello che c'è da tenere traccia delle tappe o del tempo.

Oltre ad essere perfetti dispositivi di misurazione, entrambi hanno altri vantaggi.

Il vantaggio del tracciamento delle pietre miliari, ad esempio, è l'impulso che ne deriva per farti affrettare e martellare l'attività fino al termine.

Ogni volta che un mio compito (prevedibile) colpisce la stasi o cade in preda alla procrastinazione, dargli una scadenza mi assicura quasi che io lo faccia.

Ma c'è un male in agguato dietro le scadenze.

Se il tuo compito si trova in un territorio inesplorato (come trovare prove per una formula matematica) e hai fissato una scadenza per questo, molto probabilmente ti rimanderai a farlo (il nostro cervello odia l'ambiguità).

È qui che il time-tracking viene in soccorso.

Ancora una volta, nelle parole di Cal Newport:

Il monitoraggio delle ore assicura, almeno, che questi progetti stiano ottenendo una buona parte del mio tempo, anche se non riesco a prevedere cosa finirà e quando.

Credo che chiunque possa dire a quale categoria appartiene un'attività e che ti dice come misurare e ottimizzare la sua esecuzione.

La felicità per me è direttamente proporzionale al livello della mia produttività. Spero che questo articolo ti aiuti a misurare e aumentare anche il tuo.

Originariamente pubblicato su livelikepros.com il 9 marzo 2019.

Questa storia è pubblicata in The Startup, la più grande pubblicazione sull'imprenditoria di Medium seguita da +432.678 persone.

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